In april 2021 kreeg ik de vraag of ik als Executive Assistant wilde assisteren bij een ‘carve out-proces’ op Europees niveau. Dat waren voor mij twee nieuwe werelden: de retail-branche en een ‘Hold Separate Organisation’. Dus ja: dit was de perfecte opdracht om nog veel meer te kunnen leren én mijn vaardigheden in te zetten voor de directie. En het was ontzettend leuk om te doen.
Carve out-proces
Vanaf mei 2021 ging ik aan de slag als Executive Assistant bij Eye Wish. Het moederbedrijf is vorig jaar verkocht aan een Italiaanse partij, maar op last van de Europese Commissie is – ter bescherming van consumenten – besloten om 177 Eye Wish- en GrandOptical-winkels in Nederland en België als apart bedrijfsonderdeel te verkopen aan een andere partij. Dit heet een ‘carve out-proces’, waar de nieuwe directie assistentie bij nodig had. En die rol mocht ik op me nemen – 3 dagen op locatie en aanvullende werkzaamheden vanuit huis – inclusief ondersteuning voor het nieuwe managementteam.
Aan de slag voor de HSO
De 177 winkels werden ondergebracht in een Hold Separate Organisation (HSO), die losstaat van het moederbedrijf. Dit betekent dat zij zelf alle systemen en processen op het gebied van onder andere operations en marketing moesten opzetten. Een taak waar mijn ervaring met structuur en management goed bij van pas kwam!
Ondertussen moesten de winkels ook goed door blijven draaien, zodat er een goedlopend bedrijf verkocht kon worden. Als Executive Assistant verzorgde ik de wekelijkse terugkoppeling aan de Monitoring Trustee – aangesteld door de koper op last van de Europese Commissie – en alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de directie van de HSO.
Alle secretariële werkzaamheden
Het team van 11 personen – onder leiding van HSO-Manager en Retail-directeur Karin Swinkels – voelde echt als collega’s. We hadden enorm veel contact tijdens het stroomlijnen van alle processen en er was veel belang bij goede teambuilding. Ik heb dan ook vele businessafspraken en teamsessies gepland en geregeld voor het hele team, inclusief coaching-sessies met Susan Feijen van House of Progress, een golfclinic, een kookworkshop, locatiebezoek van de Oostenrijkse koper en de opening van een nieuw kantoorpand vanuit de nieuwe directie (uitgevoerd door Creators of Live). Het carve out-proces is dus inmiddels succesvol afgerond!
Karin Swinkels vertelt over onze samenwerking:
“Wij konden als team onze focus houden op de dagelijkse business, doordat Mirjam de randvoorwaarden heel goed invulde als Executive Assistant. Mirjam was daarmee een belangrijke steunpilaar voor ons: ze denkt altijd een stap vooruit en regelt geruisloos alle zaken. Haar bijdrage aan de succesvolle verkoop en overdracht naar de nieuwe organisatie was dan ook van essentieel belang!”
Soepele overdracht
In plaats van 3 maanden duurde de opdracht uiteindelijk 12 maanden, om de verkoop goed te begeleiden en het hele team te kunnen ondersteunen. In april 2022 is de nieuwe, vaste Executive Assistant gestart: J. Luten. Om de weg voor haar vrij te maken heb ik op mijn verzoek mijn werkzaamheden een paar weken eerder overgedragen. Zo kon zij op haar eigen manier bouwen aan de nieuwe organisatie met de nieuwe directie, onder leiding van directielid Marcel Norbart. Én had ik de tijd om me voor te bereiden op mijn nieuwe opdrachten.
Bedankt Marcel, voor de mooie referentie op LinkedIn:
“Laat Mirjam maar schuiven…. Eigenlijk is de functie ‘assistente’ een te beperkte omschrijving van Mirjam meebrengt in de samenwerking. Ze is een zelfstarter met veel ervaring, die weet wat ze wil en wat niet. Een half woord is genoeg en ze is wars van gedoe. Mirjam’s werk is punctueel en verzorgd. Kortom: een fijne aanvulling op een management of team. Jammer genoeg wilde ze niet voor vast blijven, maar op zich heel begrijpelijk; Mirjam is een duizendpoot die je niet tot 1 ding moet beperken. Eenieder die met haar werkt in de toekomst treft het: ze lost het op voor je!”
En nu?
Inmiddels ben ik alweer volop bezig als Personal Assistant voor een ondernemer die zich bezighoudt met funding en acquisitie binnen de industriële waterindustrie. Daarnaast ben ik teruggevraagd voor een tijdelijk project bij FME, waar ik eerder al een opdracht deed als Executive Assistant en ben ik bezig met een project waarbij waterstof gebruikt gaat worden. Ook blijf ik me richten op de Werving & Selectie van goede Assistants – zoals vorige maand, met een plaatsing vanaf 2 mei – voor mijn netwerk. Ik hoef me dus niet te vervelen de komende tijd 😉.
Tot op LinkedIn
Bedankt voor het lezen van mijn avontuur bij Eye Wish, want zo voelde het echt. Laten we vooral contact houden via LinkedIn, wie weet kan ik je nog eens assisteren bij een vraag. Tot de volgende keer!
